Hvordan få best mulig utbytte av utviklings­samtalen?

Forskning viser at ledere som har en god relasjon til sine medarbeidere skaper bedre resultater enn ledere som ikke vektlegger relasjon. Å lede medarbeidere man ikke har etablert en relasjon til kan være vanskelig.

Ønsker leder å utøve god ledelse, kan utviklingssamtalen være et viktig verktøy. Utviklingssamtalen vil være en god arena for leder og medarbeider å bli kjent med hverandre. Dette gjennom å avklare forventninger til hverandre, utvikle tillit og bli enige om hvordan nå felles mål for virksomheten.

Ofte brukes medarbeidersamtale og utviklingssamtale for å beskrive samme samtale.

Jeg like begrepet utviklingssamtale bedre, da den angir at det er utvikling som er hovedfokus for medarbeider og virksomhet. En utviklingssamtale er en godt forberedt, systematisk og personlig utviklings- og planleggingssamtale mellom leder og medarbeider en gang per år eller oftere.

Harald Sørgaard Djupvik (2014), har forsket på effekten av utviklingssamtaler. Resultatene viser at gode, jevnlige utviklingssamtaler skaper mer fornøyde medarbeidere i motsetning til ledere som har dårlige utviklingssamtaler, eller ikke gjennomfører slike samtaler.

For medarbeidere med gode og systematiske samtaler over 3 år, viste økning i medarbeidertilfredshet hos medarbeiderne. Resultatene viser helt tydelig at god kommunikasjon med leder er viktig. Når det gjelder innhold i utviklingssamtalen oppgir medarbeidere at de er særlig fornøyde med tilbakemeldinger på eget arbeid. Dette opplever medarbeiderne som motiverende til å gjøre en bedre innsats. At leder lytter til medarbeidernes meninger og innspill er meget viktig, og gir fornøyde medarbeidere. Andre sentrale faktorer for egen utvikling er opplevelse av at jobben er meningsfull og at medarbeiderne har handlingsrom.

Utfordringen blir kvaliteten på utviklingssamtalene. Noe forenklet kan man si at for å lykkes med gode utviklingssamtaler bør disse ha fokus på dialog og godt innhold. Min erfaring i privat- og offentlig sektor, er at de fleste virksomheter har en lang liste med spørsmål som leder skal «stille» med sine medarbeidere. Denne ”sjekklisten” kan for en del ledere oppleves som et pliktløp leder og medarbeider må igjennom. Listen og spørsmålene blir i fokus, fremfor god dialog.

Jeg vil derfor anbefale å begrense antall områder, og gå i dybden på disse. Kjernen i samtalen er å utforske ”flytsonen” hos den enkelte medarbeider. I ”flytsonen” opplever medarbeideren at han eller hun mestrer jobben og får brukt seg selv og sin kompetanse, det vil si er på sitt beste. Ha gjerne dialog om hva som skal til for at din medarbeider skal være mer i ”flytsonen” og hvordan strekke seg etter utfordringer utenfor ”flytsonen”, med støtte fra leder. For å sikre god kvalitet i samtalen bør leder og medarbeider gjøre forberedelser.

Medarbeider bør før samtalen få skriftlig informasjon fra leder om samtalens innhold. Her er noen eksempler;

* Hvordan medarbeider trives med sine arbeidsoppgaver?

* Egen kompetanse og utviklingspotensiale?

* Hvordan leder kan støtte medarbeider i sitt arbeide?

* Medarbeiders bidrag til samarbeid i virksomheten?

* Tilbakemelding fra medarbeider til leder om hvordan han/hun opplever at leder utøver ledelse?

* Hvordan medarbeider kan bidra til å nå virksomheten mål?

For at leder og medarbeider skal få best mulig utbytte av samtalen, kan leder tenke i gjennom følgende spørsmål:

* Hva ønsker jeg å oppnå med denne samtalen?

* Hva er medarbeiderens kvaliteter og styrker?

* Hva har medarbeideren gjort som virkelig har vært konstruktive bidrag for virksomheten?

* Leders forventninger: Hva ønsker leder at medarbeider gjør mer av eller annerledes?

* Hva ønsker leder at medarbeider skal bidra med i forhold til virksomhetens mål? (Utfordre ”flytsone” hos medarbeider).

Forventningsavklaring på hvordan leder og medarbeider skal gi hverandre tilbakemelding i videre samarbeid. Jeg utfordrer alle ledere til å gjennomføre gode utviklingssamtaler, samt styrke sin relasjon til medarbeiderne. De ledere som evner å hente ut det beste av sine medarbeidere vil ha et konkurransefortrinn. Medarbeidere som oppgir at de er tilfredse med nærmeste leder og sine utviklingsmuligheter i jobben, vil trolig snakke varmt om sin arbeidsplass. Dette øker muligheten for virksomheten å tiltrekke seg dyktige og kompetente medarbeidere.

Mellomveien 50 St. Elisabeth helsehus 9007 Tromsø
Mobil: +47 99 64 45 52 E-post: roar@orgskare.no
Copyright 2005-2017 Roar Skare