Når ledergruppen jobber som et sammensveiset team med stor takhøyde og gjensidig tillit – skapes resultater!
Samtidig vet vi at ledergrupper sjelden fungerer optimalt. Undersøkelser på norske toppledergrupper viser at de mener at 40 prosent av tiden de bruker sammen er bortkastet og uproduktiv (Bang og Midelfart 2012). Men det er håp hvis ledergruppen er villig til å arbeide med fire forutsetninger og seks prosesser.
Jeg tar utgangspunkt i en artikkel, skrevet av Erik Slinning, og en oppsummering av boken Effektive ledergrupper av Bang og Midelfarth 2012 i dette innlegget.
1) Klart formål: Hva er det ledergruppen skal skape sammen? Har de felles oppfatning og bilde av dette? Om ledergruppen ikke var til, hva ville ha forsvunnet?
2) Riktige saker: Når ledergruppen har blitt enige om hva den er til for, er neste steg hva de skal arbeide med. Skal møter i ledergruppen være en arena hvor de informerer hverandre, hjelper hverandre med å fatte krevende beslutninger. Eller er ledergruppen til for å samordne, fordele ressurser, lage mål, planer og strategier?
3) Balansert sammensetning: Det er viktig å erkjenne at resultatene er avhengig av personene i ledergruppen. Slik er det. Dette dreier seg om ledergruppens størrelse, hvilke roller man har, kompetanse, personlighet og mangfold. Samlet sett bør gruppen ha kompetanse og handlekraft til å gjennomføre de beslutninger som de har tatt.
Hvis ledergruppen skal være et organ for problemløsning, diskusjon – og beslutninger viser forskning at grupper fra fem til syv personer kan være gunstig. Blir det over 10 personer risikerer vi at kvaliteten på beslutninger kan går ned.
4. Støttende omgivelser: Det er krevende å få en ledergruppe til å fungere godt om de kun måles og belønnes etter hva hver leder oppnår av resultater i den enkelte enhet/avdeling. Det er derfor ønskelig å anerkjenne, måle og belønne samhandling, det vil hva ledergruppen skaper sammen som er viktig for hele organisasjonen.
Seks prosesser for effektive ledergrupper
1. Klare bestillinger: Dette dreier seg om de sakene som tas opp i ledermøter har en tydelig bestilling. Hva er det jeg faktisk vil med denne saken her? Hva viktige problemstillinger som bør diskuteres? Hvorfor bør ledergruppen bruke tid på denne saken?
2. Fokusert kommunikasjon: Dette dreier seg om å unngå avsporinger og utenomsnakk som ikke har med saken å gjøre. Er bestillingen uklar blir dette oftest resultatet.
3. Benytte gruppens mangfold: Med dette menes alt ledere har ulik bakgrunn, erfaring, ulik informasjon som gjør at ledere vurderer og resonerer forskjellig. Derfor er det viktig at ledere bruker tid på å bli kjent med hverandre og trener på å kommunisere.
4. Gode beslutningsprosesser: De nevnte faktorer er viktige forutsetninger for at ledergruppen skal få til en god beslutningsprosess. En kvalitetsbeslutning kjennetegnes ved at den er riktig og viktig for organisasjonen og at lederne har eierskap til beslutningen. I tillegg at lederne føler seg forplikter seg til å gjennomføre denne.
5. Samhandling med omgivelsene: En ledergruppe må passe på at de ikke jobber i sin egen boble, på siden av hva som eller skjer i resten organisasjonen. Det som kjennetegner effektive ledergrupper er at de sørger for å koordinere handlingene sine med andre ledergrupper, roller og resten av organisasjonen.
Ledere bør være seg bevist ”10-10-80” regelen! Den handler om at 10 prosent er forberedelser og planlegging, 10 prosent er å gjøre en kvalitetsbeslutning og 80 prosent er selve gjennomføringen.
6. Gruppelæring: Når jeg arbeider med ledergrupper er min ambisjon at ledergruppene skal være selvgående og legge til rette for kontinuerlig gruppelæring. Ved at ledergruppen stopper opp og vurderer egen samhandling og problemløsing i helikopterperspektiv. Da vil det skje en kontinuerlig gruppelæring og utvikling som gir ny energi til lederne i gruppen og som har stor betydning for medarbeideren i organisasjonen.